Tại sao phải Lập kế hoạch công việc?

Câu nói nổi tiếng của Abraham Lincoln "Nếu cho tôi sáu giờ để chặt một cái cây, tôi sẽ dành bốn giờ đầu tiên để mài rìu" đã khẳng định tầm quan trọng của việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào bất kỳ công việc nào. Trong công việc,  Lập kế hoạch công việc tuần chính là công cụ đắc lực giúp bạn "mài rìu" hiệu quả.

Vì sao phải lập kế hoạch công việc tuần

• Phân chia mục tiêu lớn thành các đầu mục công việc nhỏ: Việc đặt ra mục tiêu lớn có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và lo lắng. Lập kế hoạch công việc tuần giúp bạn chia nhỏ mục tiêu thành các nhiệm vụ cụ thể, dễ dàng quản lý và thực hiện hơn. Nhờ vậy, bạn sẽ cảm thấy tự tin và có động lực hơn để hoàn thành công việc.
• Sử dụng thời gian và nguồn lực hiệu quả: Khi có kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ biết cách phân bổ thời gian và nguồn lực hợp lý cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp bạn tránh lãng phí thời gian và tập trung cao độ vào những công việc quan trọng có thứ tự ưu tiên cao.
• Tăng cường sự phối hợp nhóm: Lập kế hoạch công việc tuần giúp các thành viên trong nhóm nắm rõ vai trò, trách nhiệm và tiến độ công việc của nhau. Nhờ vậy, mọi người có thể phối hợp nhịp nhàng hơn, tránh tình trạng chồng chéo công việc và nâng cao hiệu suất làm việc chung.
• Nâng cao tinh thần trách nhiệm: Khi có kế hoạch cụ thể, bạn sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn với công việc của mình. Điều này thúc đẩy bạn nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và góp phần vào thành công chung của cả tập thể.

Cách các thành viên BookingCare lập kế hoạch công việc tuần 

Một trong những văn hóa của BookingCare chính là Trao quyền, khuyến khích mỗi cá nhân chủ động trong mọi công việc, bao gồm cả việc tự lập kế hoạch công việc hàng tuần. Thời gian để cập nhật kế hoạch công việc tuần thường trong sáng thứ 7 tuần liền kề trước hoặc muộn nhất trước 8h00 sáng thứ 2 hàng tuần trên phần mềm quản lý nội bộ của công ty.

Thời gian đầu, BookingCare sử dụng ứng dụng Trello để hỗ trợ việc lập kế hoạch công việc, tuy nhiên do một số hạn chế, công ty đã phát triển tính năng Lập kế hoạch công việc phiên bản BookingCare dựa trên nguyên tắc Trực quan và Linh hoạt. Theo đó, mỗi đầu mục công việc được quy định điểm số tương ứng, một ngày làm việc được quy định là 13 điểm, mỗi điểm tương đương với 30 phút làm việc. Việc thiết lập điểm số giúp phân rã mục tiêu thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ dàng triển khai và theo dõi tiến độ. 

Nhờ tính năng Trực quan của Lập kế hoạch công việc mà các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng nắm bắt kế hoạch của nhau, từ đó phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả hơn. Đồng thời, các leader cũng có thể nhanh chóng nắm bắt tiến độ công việc của từng cá nhân, đảm bảo sự gắn kết giữa mục tiêu cá nhân, mục tiêu nhóm và mục tiêu chung của công ty mà không cần tốn thời gian nhắc nhở hay thúc giục.

Để lập kế hoạch công việc hiệu quả, mỗi thành viên cần có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc hợp lý, xác định thứ tự ưu tiên  và ước lượng thời gian hoàn thành từng nhiệm vụ. Kinh nghiệm thực tế cho thấy, việc dành ít nhất 15-20 phút để lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp mỗi người hoàn thành tốt công việc trong tuần.

Dù lập kế hoạch công việc trên Trello, trên ứng dụng trên điện thoại hay trên giấy đi nữa thì không thể phủ nhận chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố then chốt cho thành công trong mọi lĩnh vực, và việc hình thành thói quen lập kế hoạch công việc sẽ giúp bạn luôn sẵn sàng cho mọi thử thách. Hãy bắt đầu lập kế hoạch công việc cho tuần mới của mình nhé các bạn!