Báo cáo công việc theo phương pháp 3Ps

Một trong những thách thức lớn nhất trong công việc là làm thế nào để trao đổi, báo cáo tiến độ công việc với cấp trên hiệu quả. Nhiều người thường gặp khó khăn khi trình bày công việc của mình, đặc biệt khi công việc không hoàn thành đúng hạn. Họ lo lắng về cách thức truyền đạt thông tin và lo sợ cấp trên sẽ "vặn vẹo" mình. Gần như mỗi lần báo cáo công việc là 1 lần “áp lực ngang”. 

CFRs - Báo cáo công việc ở BookingCare

Ở BookingCare chúng tôi có các buổi báo cáo công việc mỗi cuối tuần, chúng tôi gọi đó là buổi CFRs. BookingCare vận hành theo OKRs (Phương pháp quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt). Để OKRs đạt hiệu quả thì CFRs là mồi lửa cho OKRs và đẩy OKRs tiến vào quỹ đạo.

CFR chính là buổi báo cáo công việc, cuộc trao đổi 2 chiều của mỗi thành viên với team lead nhằm đánh giá tiến triển công việc, ghi nhận những kết quả và hỗ trợ khi mỗi thành viên trong team gặp khó khăn. Trong suốt 5 năm triển khai OKRs, mỗi người đều thấy rằng thấy thiếu CFRs là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của OKRs. 

Một nguyên tắc được áp dụng chung trong mỗi buổi CFR của chúng tôi là nguyên tắc 3Ps: Progress (Tiến độ),Problem (Vấn đề),và Plan/Solution (Kế hoạch/Giải pháp). Việc áp dụng 3Ps này giúp buổi CFR trở nên hiệu quả hơn, đồng thời cũng củng cố sự cam kết và trách nhiệm của mỗi thành viên trong quá trình thực hiện OKRs.

Dưới đây là chia sẻ cụ thể về cách thức áp dụng 3Ps. Hy vọng sẽ giúp các bạn có thêm 1 phương pháp khi báo cáo công việc với cấp trên

Phương pháp 3Ps là gì? 

Progess - Tiến độ OKRs/Công việc đang thực thi

Hãy bắt đầu buổi báo cáo bằng việc trình bày rõ ràng về tiến độ của công việc:

• Mô tả cụ thể các công việc đã hoàn thành 
• Tóm tắt các mục tiêu đã hoàn thành, các kết quả đã đạt được qua số liệu cụ thể  
• Đánh giá tổng thể về tình hình công việc đang ở đâu so với mục tiêu ban đầu

Ví dụ: Trong tuần vừa rồi, tôi đã tiến hành tìm kiếm, kết nối ứng viên vị trí Trải nghiệm khách hàng (CX) trên facebook thu về 20CV. Trong đó 10 ứng viên phỏng vấn vòng 1 và 3 ứng viên vào phỏng vấn vòng 2.

Problem - Vấn đề khó khăn đang gặp là gì

Sau khi trình bày về tiến độ, bạn cần chỉ ra những vấn đề, khó khăn mà bạn đang gặp phải trong quá trình thực hiện công việc:

• Mô tả những những khó khăn, vướng mắc đang gặp phải 
• Những vấn đề này đang ảnh hưởng như thế nào đến tiến độ công việc?
• Bạn đã cố gắng giải quyết những vấn đề này như thế nào? 

Ví dụ: Tôi gặp khó khăn trong việc có thêm CV cho vị trí CX do tiếp cận các kênh tuyển dụng bị hạn chế. Để giải quyết vấn đề này, ngoài facebook tôi đã sử dụng các kênh jobsite miễn phí để tìm kiếm thêm ứng viên cho vị trí. 

Plan/Solution: Kế hoạch tiếp theo là gì? 

Cuối cùng, sau khi đã trình bày tiến độ và vấn đề, bạn cần đề xuất kế hoạch để giải quyết những vấn đề đang gặp phải, cũng như hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch:

• Đề xuất các giải pháp để giải quyết những vấn đề đã nêu trên
• Mô tả các bước triển khai giải pháp một cách rõ ràng
• Bạn cần sự hỗ trợ, tư vấn của cấp trên như thế nào?

Ví dụ: Để có thêm CV cho vị trí tuyển dụng, tôi đề xuất kế hoạch như sau:

• Sử dụng kênh jobsite tuyển dụng trả phí để đăng tuyển, cụ thể là kênh TopCV &Vieclam24h
• Áp dụng chính sách giới thiệu nội bộ với tất cả thành viên công ty để có thêm nguồn CV 
• Tiếp tục sử dụng các kênh miễn phí đang làm để tuyển dụng 
• Tôi sẽ sát sao và đo lường hiệu quả của kênh tuyển dụng trả phí để tối ưu sau mỗi tuần. 

Áp dụng nguyên tắc 3P bạn không chỉ  tổng hợp công việc và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, chi tiết và đầy đủ, mà còn dễ dàng nhận được sự hỗ trợ và hướng dẫn từ cấp trên cũng như các thành viên khác trong team khi gặp khó khăn..

Điều quan trọng, việc áp dụng 3Ps không chỉ hiệu quả khi triển khai OKRs, mà còn có thể được vận dụng như một thói quen trong công việc, bất kể bạn đang làm việc theo OKRs hay KPI. Tuy nhiên, để 3Ps thực sự phát huy hiệu quả, bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tham gia các buổi họp.

Đừng đi tay không vào cuộc họp. Hãy mang theo ý kiến đề xuất, tiến độ công việc và giải pháp cho vấn đề cần giải quyết!